Echte participatie begint op de werkvloer

"Participatie is belangrijk!" hoor je organisaties vaak zeggen. Zeker bij grote veranderingen zoals digitalisering, duurzaamheid of de inzet van Ai is het belangrijk om medewerkers mee te nemen. En terecht. Toch komt het in de praktijk niet altijd goed uit de verf.

Een informatiebijeenkomst, een nieuw opgerichte werkgroep en dan… stilte. Vanuit de ondernemerskant. Op de werkvloer borrelt het juist: "Wat betekent dit voor mijn functie?", "Moet ik straks allemaal dingen doen waar ik helemaal geen zin in heb?", "Kan ik niet gewoon eerder met pensioen?"

De intentie is er vaak wel. Bedrijven willen medewerkers betrekken. Er wordt enthousiast een werkgroep opgericht van collega's die zich graag in het onderwerp verdiepen. Maar als dat gesprek niet óók plaatsvindt in de kantine, op de werkvloer en tijdens teamoverleg, dan krijg je wat je wilt voorkomen: speculaties, weerstand en ruis.

Een slecht aangepakt participatietraject kan leiden tot onrust, verzuim, verlies van motivatie en zelfs vertrek van waardevolle medewerkers. Veranderingen die eigenlijk bedoeld zijn om te vernieuwen, remt de organisatie dan juist af.

Verandering is van alle tijden
De ontwikkelingen rondom Ai zijn nu helemaal hot and happening. Maar verandering is van alle tijden, dus participatie ook. Toen ik jaren geleden bij ING werkte, werd er ook volop veranderd. Medewerkers werden via een onboardingprogramma meegenomen in de leuke kanten: nieuwe opleidingen, samenwerking, teambuilding. Goed bedoeld en professioneel opgezet.

Maar wat, in mijn beleving, vergeten werd? De leidinggevenden die direct in contact staan met de medewerkers. Juist zij zijn de voelsprieten van de organisatie. Zij voelen wat er speelt op de werkvloer. En precies daar ligt de sleutel. Regelmatige, korte updates – hoe onbelangrijk ze ook lijken – zorgen ervoor dat je voorblijft op ingewikkelde vragen. Ze zetten de deur open voor een eerlijk gesprek. Want dat is toch precies wat we willen als bedrijfsleiders? Dat medewerkers naar jou toe komen als ze twijfels of zorgen hebben en juist niet onderling gaan speculeren.Medewerkers willen geen eenmalige uitnodiging om mee te denken. Ze willen structurele updates. Regelmatig, laagdrempelig en eerlijk. Ook, of juist, als je nog geen antwoorden hebt.

Want het is niet erg als je iets nog niet weet. Maar het is wél erg als medewerkers het gevoel hebben dat jij het verzwijgt. Je hoeft niet elke keer een compleet plan te presenteren. Een korte update van vijf zinnen, een korte check-in bij het teamoverleg: dát is waar je medewerkers echt kunt betrekken.

Vijf tips voor participatie die werkt

1. Begin niet met een werkgroep, maar met een goed gesprek.
   Vraag wat mensen voelen, denken en ook missen.
2. Zorg dat leidinggevenden weten wat er speelt.
   Niet alleen inhoudelijk, maar vooral emotioneel.
3. Update vaker dan je denkt dat nodig is.
   Juist ook over kleine stappen of drempels die genomen moeten worden.
4. Geef ruimte voor vragen, niet voor aannames.
   Dat is de basis voor veiligheid en vertrouwen.
5. Zet participatie niet in als project, maar als houding.
   Medewerkers voelen haarfijn aan of ze écht invloed hebben.

Echte participatie gaat niet over plannen en PowerPoints. Het gaat over contact. Over luisteren. Over benoemen wat schuurt en welke stappen genomen gaan worden. Alleen dan voelen medewerkers zich serieus genomen en ontstaat er ruimte voor verandering.

Twijfel je of jouw medewerkers écht zijn aangehaakt bij een verandering? Dan is het tijd om het gesprek te openen of samen met een communicatie-expert te kijken welke stappen je hierin kunt nemen.